Défis

Les activités décentralisées à l'Université de Toronto posent un défi unique pour faire le suivi des heures aux fins de rémunération. Les erreurs dans la collecte des heures résultent souvent de l'entrée manuelle de données, des feuilles de temps sur papier ou d'une interprétation incohérente des règles de paie. Comme l'université compte un effectif occasionnel important, il n'est pas étonnant qu'elle ait cherché une solution pour simplifier sa gestion du temps.

L'Université de Toronto avait besoin d'une solution qui puisse :

  • Appliquer uniformément les catégories de paie dans tout l'établissement.
  • Simplifier les processus de gestion du temps pour réduire les erreurs dans la feuille de paie, gagner du temps et diminuer l'utilisation du papier.
  • Respecter les exigences prévues par la loi et les conventions collectives.

Solutions

En utilisant la solution Kronos, l'Université de Toronto a considérablement augmenté la qualité et l'efficience de ses pratiques de contrôle des présences grâce à des données en temps réel et des outils pour améliorer l'exactitude de la feuille de paie, la conformité aux règles, la productivité et la motivation des employés.

« Depuis la mise en œuvre de la solution Kronos, je n'ai plus à traiter des milliers de feuilles de temps sur papier. Je peux maintenant passer du temps avec les chefs de département pour mieux expliquer les politiques, les procédures et les lois relatives à la paie, qui s'appliquent à l'ensemble de l'université et qui affectent leurs activités quotidiennes. L'information est exacte et la paie est devenue un processus rationalisé! Je me sens plus motivée, connectée et valorisée, car la mise en œuvre de ce processus m'a permise de développer de meilleures relations avec les chefs de département et j'ai le sentiment de faire davantage partie de l'équipe. »

Janice Macdonald
Agente de la paie, faculté de kinésiologie et d'éducation physique, Université de Toronto

Workforce Timekeeper

  • Les employés sont rémunérés exactement pour les heures qu'ils ont travaillées dans la bonne période et les politiques de paie appropriées ont été appliquées.
  • L'automatisation des processus a grandement réduit la charge administrative du personnel qui peut se concentrer sur les activités.
  • L'accès à l'infonuagique a apporté une méthode pratique, fiable et sécuritaire pour faire le suivi des heures d'employés.

Workforce Mobile

  • Les responsables accèdent facilement aux feuilles de temps n'importe où et n'importe quand, ce qui leur permet d'être plus responsables, de mettre en place des procédures et de créer des économies.
  • Les employés peuvent enregistrer leurs heures où qu'ils se trouvent, ce qui rend la tâche plus efficace.

Résultats

L’Université de Toronto a commencé à transformer les processus manuels de contrôle du temps, exigeants en personnel et sujets aux erreurs avec la solution Kronos qui a pu améliorer considérablement l’exactitude de la feuille de paie, réduire la charge administrative et éliminer 4,5 tonnes de papier par an. Pour chaque 2 000 employés qui ont été migrés à Kronos, l’université récupère chaque année des heures de travail évaluées à plus de 200 000 $. Un seul système de suivi avec les règles de paie syndicales et gouvernementales définies et appliquées systématiquement, et la capacité à assurer que les responsables appliquent exactement les catégories de paie uniformément à l’ensemble de l’établissement ont grandement amélioré l’efficience.

Durant la première année de la transformation, une base de 600 employés a gagné en efficience et exactitude. Durant la deuxième année, l’Université de Toronto a plus que triplé le nombre de ses employés qui est passé à 1 900 et continue dans une perspective très positive.

GAINS DE PRÉCISION

réduction des erreurs de paie

DURABILITÉ

économiser 4,5 tonnes de papier