Défis

Le district scolaire Charlotte-Mecklenburg Schools (CMS) offre des services d'enseignement à plus de 143 000 élèves répartis dans 159 écoles du comté de Mecklenburg, en Caroline du Nord  Les processus de gestion des temps et des présences manuels, sur papier, présentaient des difficultés en ce qui a trait aux approbations et à l'exactitude des feuilles de temps.  L'entrée des heures des employés dans le système de paie prenait beaucoup de temps et menait à des erreurs qui nécessitaient l'envoi de nouveaux chèques de paie corrigés.  Faire le suivi exact des heures et assurer la rémunération correcte des employés occupant plusieurs postes assortis de différentes catégories de paie était également un processus fastidieux. 

Le district scolaire Charlotte-Mecklenburg Schools avait besoin d'une solution permettant de :

  • Fournir une comptabilisation exacte de toutes les heures des employés rémunérés à l'heure
  • Automatiser les processus de gestion des présences et des congés afin d'assurer la conformité
  • Faire le suivi des heures des employés occupant plusieurs postes ou travaillant dans différents endroits 
  • Fournir une solution mobile pour l'utilisation future par les employés hors site
« Le traitement de la paie est beaucoup plus efficace maintenant. Le processus d'approbation prend moins de temps, comparativement au système sur papier. »

Mike Martin
Directeur de la paie, district scolaire Charlotte-Mecklenburg Schools

Solutions

Un système de gestion des effectifs qui assure avec exactitude le suivi de toutes les heures des employés, rationalise le processus de traitement de la paie et permet aux employés de consulter les informations relatives aux heures de travail et aux heures de congé. 

Workforce Timekeeper™

  • Automatisation complète et application de règles de paie et de travail complexes
  • Capacité d'approbations multiples pour le travail effectué dans différents services
  • Capacités de communication des informations qui assure une visibilité à la demande sur les heures des employés et le coût de la main-d'œuvre

Workforce Leave™

  • Facilite la conformité aux réglementations gouvernementales en matière de congé
  • Permet le suivi des congés intermittents et continus, de manière assurer l'exactitude de la comptabilisation des obligations de congé

Terminaux biométriques Kronos 4500 Touch ID™

  • Les fonctions biométriques Touch ID aident à contrôler le pointage collégial grâce à une simplement vérification de l'image du doigt
  • Les capacités de libre-service permettent aux employés de consulter leurs soldes d'heures de congé, leurs horaires, et plus encore

Résultats

Par la mise en œuvre d'une solution de gestion des effectifs automatisée, le district scolaire Charlotte-Mecklenburg Schools a acquis la certitude de l'exactitude de la rémunération des employés et de la conformité aux règlementations relatives aux congés. Moins de corrections doivent être apportées aux chèques de paie et les abus attribuables au pointage collégial et à l'échange de badges ne sont plus un problème.  Des économies de près de 110 000 $ par année ont été réalisées en éliminant les processus papier.  Le coût du temps consacré à l'enregistrement et à la vérification des temps pour l'entretien des immeubles a aussi été réduit de 450 840 $ à 224 640 $ annuellement, ce qui représente une amélioration de 50 % de l'efficacité opérationnelle et un gain de plus de 1 040 heures en productivité. 

AUGMENTATION DE 50 POUR CENT

de l'efficacité opérationnelle

PLUS DE 1 040 HEURES

d'amélioration de la productivité