Défis

La Cour supérieure du Comté de Pima assurait le suivi des temps des employés au moyen de feuilles de temps papier, et le personnel du service de la paie passait trois jours à projeter les heures des employés pour les jours restants de la période de paie, en supposant que les employés travaillaient huit heures par jour. Quatre membres du personnel passaient ensuite deux jours à saisir les données salariales dans le système de paie du Comté. Une fois la période de paie close et les feuilles de temps collectées, des ajustements étaient nécessaires dans 20 à 40 % des cas. La Cour souhaitait donc un processus de traitement de la paie plus efficace.

La cour supérieure du Comté de Pima avait besoin d'une solution permettant de :

  • Gérer les risques de non-conformité associés à la correction de la paie
  • Assurer avec précision le suivi des temps pour assurer que les employés travaillent effectivement les heures requises
  • Générer des gains en termes d'efficacité pour une gestion des temps rationalisée et automatisée
  • Assurer le suivi des services et des individus pour mieux anticiper et contrôler le coût de la main-d'œuvre et des heures supplémentaires
« Je peux accéder aux données dans notre solution Kronos en quelques minutes, quand il me fallait deux à trois semaines auparavant. Nous pouvons consulter les coûts par chambre, puis les comparer au nombre de dossiers traités, et déterminer le coût de main-d'œuvre par dossier ».

Carol Ogier
Finance Director

Solutions

Une solution de gestion des effectifs automatisée de Kronos qui améliore la productivité et la conformité et fournit des données de main-d'œuvre en temps réel pour faciliter le contrôle des coûts.

Workforce Timekeeper

  • Aide à suivre, à gérer et à contrôler les temps et les présences des employés, de manière à réduire l'inflation de la masse salariale et les erreurs manuelles
  • Réduit au minimum le risque de non-conformité en facilitant l'application et le suivi des exigences de conformité complexes, telles les dispositions FLSA, ACA et les règles des conventions collectives

Workforce Absence Manager

  • Permet de repérer les employés ayant des problèmes de présence afin d'améliorer la productivité de la main-d'œuvre
  • Permet de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les tendances et les modèles grâce à la création de rapports à la demande pour contrôler le coût des absences
  • Permet d'assurer l'automatisation et l'application des politiques relatives aux absences

Lecteurs de badge Kronos 4500

  • Réduire au minimum les erreurs de saisie de données et appliquer les politiques de rémunération et de présence au moment du pointage
  • Améliorer la productivité des effectifs en donnant aux employés l'accès en libre-service à des informations comme les heures planifiées et les soldes de cumul, de manière à permettre aux responsables de se concentrer sur des activités prioritaires

Résultats

L'évolution vers la solution Kronos a simplifié le processus de paie, amélioré la conformité et renforcé la maîtrise du coût de la main-d'œuvre pour la Cour supérieure du Comté de Pima. Les gestionnaires disposent d'un outil qui leur indique les temps de présence des employés et le nombre d'heures travaillées. La solution génère des rapports plus fiables pour les gestionnaires et les responsables de la paie. La Cour a réalisé plus de 400 000 $ d'économies cumulées en matière de suivi des temps sur quatre ans. Les estimations tablent sur un montant supplémentaire de 200 000 $ au cours des cinq prochaines années. La directrice des services financiers de la Cour peut à présent déterminer le coût de main-d'œuvre par dossier, ce qui conduit à de meilleures décisions financières globales.

LES INFORMATIONS STRATÉGIQUES AMÉLIORENT
L'EFFICACITÉ

et réduisent le coût de main-d'œuvre

400 000 $ ÉCONOMISÉS
LES 4 PREMIÈRES ANNÉES

au moyen des solutions Kronos