Défis

Même si les magasins Bureau en Gros faisaient le suivi des heures des associés de façon électronique, les responsables créaient les horaires manuellement, de sorte qu'il leur était impossible de voir facilement si les heures des associés correspondaient à leurs horaires. Ce manque de visibilité empêchait aussi les responsables de contrôler les heures supplémentaires. Pour faire les prévisions de la demande avant de créer les horaires, les responsables devaient consulter plusieurs systèmes, un processus peu rationnel et inefficace. Lorsque les associés demandaient congé, les responsables oubliaient parfois d'ajouter le congé à l'horaire, ce qui causait des problèmes.

Bureau en Gros avait besoin d'une solution permettant de :

  • Déterminer les besoins en personnel par magasin et par rayon avant la création des horaires
  • Faire le suivi de la disponibilité des employés et des demandes de congé afin de faciliter la création des horaires
  • Suivre de près le volume d'affaires des magasins par rapport aux prévisions et réviser les prévisions afin que le personnel nécessaire à une bonne satisfaction de la clientèle soit inscrit à l'horaire pendant les périodes appropriées
  • Faire le suivi des heures des associés en temps réel pour aider les responsables à mieux contrôler les heures supplémentaires
« Le modèle basé sur le volume, qui permet de réduire les dépenses en général tout en assurant l'affectation du personnel approprié au bon endroit et au bon moment, a très bien fonctionné pour nous. La première année, nous avons respecté notre budget de main-d'œuvre tout en faisant croître les ventes. »

Joe Sherratt
Directeur principal, procédés opérationnels

Solutions

Bureau en Gros utilise une solution de gestion des effectifs automatisée de Kronos pour obtenir une visibilité en temps réel sur les données de main-d'œuvre et ainsi améliorer la productivité, prendre des décisions mieux informées, mieux gérer le coût de la main-d'œuvre et favoriser l'engagement des employés.

Workforce Forecast Manager

  • Déterminez facilement le nombre et le type d'employés requis pour satisfaire aux besoins en personnel et vous basant sur une technologie de prévision éprouvé
  • Contrôlez le coût de la main-d'œuvre en alignant la dotation en personnel sur les besoins en personnel, de manière à éviter les situations de sureffectif et à mieux gérer les budgets de main-d'œuvre
  • Améliorez la productivité en affectant les employés ayant les compétences requises au bon endroit et au bon moment

Workforce Scheduler

  • Créez des horaires qui permettent d'aligner la main-d'œuvre sur la demande prévue et respectent toutes les règles et politiques de planification des horaires
  • Modifiez les horaires en fonction des changements de volume et affectez des remplaçants qualifiés aux quarts ouverts inattendus

Workforce Mobile

  • Permettez aux employés de consulter leurs derniers horaires, leurs feuilles de temps et leurs soldes de cumul avant de faire des demandes de congé, de manière à favoriser un engagement accru
  • Améliorez l'efficacité des outils de gestion de la main-d'œuvre des responsables en leur donnant accès en tout temps et en tout lieu au informations sur les employés et aux demandes de congé afin qu'ils puissent réagir rapidement

Résultats

La solution Kronos intègre les données de Bureau en Gros sur le volume des points de vente et les nouveaux articles en stock pour générer les prévisions de volume des magasins. Les responsables utilisent ces informations pour déterminer les besoins en personnel lors de la création des horaires. Si les tendances relatives au volume changent, les responsables relancent le calcul des besoins en personnel et modifient les horaires afin d'aligner la main-d'œuvre sur la demande. La première année, l'utilisation de la main-d'œuvre a respecté le budget alors que les ventes ont augmenté, de sorte que le coût de la main-d'œuvre, en pourcentage des ventes, a effectivement diminué. Bureau en Gros économise également 70 000 heures par année en temps de clôture de feuille de paie et en heures normales et supplémentaires non planifiées. Les associés utilisent des appareils mobiles pour demander congé, vérifier les horaires et les soldes de cumul et consulter l'état des demandes de congé, ce qui favorise leur engagement.

L'ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS

est amélioré par l'utilisation des outils en libre-service

LA TECHNOLOGIE MOBILE

favorise l'état d'employeur de référence