Défis

AgeCare, qui exploite 11 communautés favorisant le « vieillissement chez soi », utilisait plusieurs systèmes de planification automatisée des horaires et feuilles de calcul électronique pour faire le suivi des quarts, des heures et des rotations d’employés. Comme AgeCare fonctionne 24 sur 24, 7 jours sur 7, la saisie exacte des heures de travail des employés, ainsi que le calcul et le téléchargement manuel des données dans le système de paie, entraînaient inévitablement d’innombrables erreurs dans la rémunération à chaque période de paie, et suscitait la méfiance des employés quant à l’exactitude de leur chèque. Beaucoup de temps était aussi consacré à émettre des chèques de paie manuels.

AgeCare avait besoin d'une solution qui puisse :

  • Appliquer uniformément les pratiques et les normes relatives à la paie dans l'ensemble de l'entreprise afin d'assurer des règles équitables pour tous les employés.
  • Éliminer les erreurs dans le contrôle des heures afin de rémunérer correctement les employés pour les heures qu'ils ont réellement travaillées.
  • Offrir le mobile aux membres du personnel pour gérer leurs disponibilités, afficher leurs horaires et demander des vacances.
  • Donner aux superviseurs accès à des rapports d'analyse des tendances en temps réel pour voir la corrélation entre l'utilisation de l'effectif et la qualité des soins prodiguée aux résidents.
  • Se conformer à la méthodologie Lean/Six Sigma pour automatiser les fonctions du travail.
« Kronos est un logiciel puissant qui nous aide à comprendre les affectations et l'allocation du personnel et comment nous pouvons améliorer la qualité de notre prestation. L'utilisation de Kronos avec notre logiciel PointClickCare®, qui fournit le profil et les besoins de nos résidents, nous permet de faire concorder les affectations du personnel avec les besoins des résidents. »

Blair Phillips
Directrice des ressources humaines

Solutions

Grâce à une solution infonuagique Kronos® de gestion des effectifs, AgeCare améliore la productivité, gère mieux les coûts de main-d'œuvre, accroît la motivation des employés et réduit le risque de non-conformité.

Workforce Timekeeper

  • Faites le suivi du temps et des présences des employés et gérez-les pour réduire l'inflation de la masse salariale et des vacances, ainsi que les erreurs manuelles.
  • Découvrez comment vous servir des heures supplémentaires pour mieux contrôler les coûts de main-d'œuvre.
  • Réduisez le risque de non-conformité aux règles en appliquant leurs exigences complexes et en faisant leur suivi.

Workforce Scheduler

  • Créez des horaires qui respectent tout à la fois les besoins en dotation, les conventions collectives et le droit du travail.
  • Optimisez les horaires en affectant les employés les mieux qualifiés au bon endroit et au bon moment.
  • Améliorez la motivation des employés en leur accordant plus de contrôle sur leurs horaires, y compris des outils de libre-service pour doter les quarts libres et échanger ceux pour lesquels ils sont déjà planifiés.

Workforce Mobile

  • Obtenez la transparence et la mobilité dont l'effectif a besoin pour vérifier les horaires, transmettre des demandes de vacances et y répondre, qu'importe le lieu et le moment.
  • Motivez les employés en leur offrant l'accès facile à leurs renseignements où qu'ils se trouvent.

Résultats

AgeCare possède à présent une base solide et crédible pour gérer et administrer la planification des horaires, la saisie des heures et le traitement de la paie. En adressant de simples problèmes de rémunération et de planification d'horaires, AgeCare peut réorienter et optimiser ses ressources pour s'attaquer à des problèmes plus complexes qui éloignent des objectifs de l'entreprise, comme la création d'une culture axée sur le rendement qui se concentre sur des initiatives pour améliorer la qualité de l'effectif et rehausser l'expérience des résidents et des familles. Le succès d'AgeCare tient à l'habilitation des membres de son personnel pour qu'ils se consacrent à leur prestation et qu'ils en soient fiers, sans avoir à se soucier si leur chèque de paie sera émis à temps et sans erreurs.

COÛT-EFFICACITÉ

en faisant passer le nombre d'employés
du traitement de la paie de 85 à 22.

CONTINUITÉ
DES SOINS

améliorée par la gestion des postes.